窓口業務を自動化するなら
繰り返されるお悩みに解決します! 窓口業務を自動化!AIを活用した自動回答システムのご紹介です
自動回答システムとは
・お問い合わせの件数が多く、本来やるべき業務に時間が使えない
・対応できる時間が決まっており、時間外のお問い合わせにリアルタイムでの対応ができない
といったことが、繰り返し担当者様のお悩みになっています。
そのようなお悩みを解決するのが、
自動回答システムです。
自動回答システムの仕組み
この自動回答システムでは、事前に登録された質問と回答から、質問の意図を人工知能で判断し、正確に回答することができます。 ユーザーが、PCやスマートフォン、タブレットなどを介して質問したものに対し、質問の意味を理解して該当する内容をリアルタイムで自動回答してくれます。
(例)
ホームページ上にこのシステムを組み込むことにより、 住民の方が知りたい内容を自治体のホームページをみてもわからない場合、文章や音声で質問をこのシステムに入力することにより、自動的に適切な答えを知ることができます。
これにより、質問する側は、聞きたいことをいつでもどこでも聞くことができます
質問をされる側は、回答がわからない場合、いろんな人に聞いて回る必要がなくなります。
また、同様の質問に対し、何度も同じ回答をする必要がなくなります。
自動回答システムの特徴
①質問回答の自動化
人工知能の技術を使い、高度な事前言語解析ができ、一つの質問を登録するだけで学習し、人によって、場面によって、異なる様々な言い回しに対応することができます。
私たちの自然言語や言い回し、言葉のニュアンスを理解して、自動で回答を行います。回答を準備する段階で、言い換え登録や辞書登録等を行う必要がありません。
②質問回答のナレッジ化
質問によっては、回答を用意できていないものが出てきます。
その場合には、追加していく必要がありますが、回答できないものを判断でき、学習していくので、使えば使うほど成長していきます。
ここが、AIを駆使している強みの部分となります。
③質問の見える化
どのような質問があったのか?それに対して「回答できたのか?」「できなかったのか」
それら全てをモニタリングすることで、お客様の悩みがわかるだけでなく、潜在的な疑問や細かい改善点を見直す機会が得られます。
質問が来た時間帯や曜日などを分析して、先の戦略に活用することも可能です。
④質問内容の多言語化
Q&Aに対する言語は、100か国語以上に対応しています。
Q&Aの準備については、日本語での登録作業だけで、様々な言語に翻訳できますので、準備に膨大な時間を費やす必要もありません。
自動回答システムの活用イメージ
総合受付、各種窓口、ホームページなど、複数の窓口業務がある場合
問題点
・お客様の問合せが多様化しており、窓口業務が属人化してしまっている
・マニュアルが紙で管理されており、必要な情報がすぐ取り出せない。
・異動の度に再教育が必要で時間と手間がかかる。
導入後
窓口業務が効率化し、省力化による人件費の削減ができました。 スムーズな対応によるお客様の満足度も向上しました。
自治体様の内部問い合わせ窓口の代行となる場合
問題点
・総務・人事情報システム部門など、内部スタッフからの質問が集中し、問合せ対応に時間を割かれ、生産性が上がらない。
・問合せに対して掲示板などで案内しているが、利用率が低く、結局内線で問い合わせが集中。
・担当者が同じ質問に何度も答えている
導入後
各種問い合わせ対応についてのマニュアルをデータベースに投入し、これに管理職しか答えられなかった質問も新たに追加して、問合せの回答をまとめました。
これにより、全体の業務生産性が向上し、問合せ回答の一元管理ができ、属人化を排除することができました。
町役場内でのノウハウを一元管理するために導入した事例
問題点
・職員が個々に持つノウハウを共有したいが、一元管理できるシステムがない
・エクセルなどで共有しているが、知りたい情報を検索できず、使われていない
・「生き字引」的担当者任せで離退職時のリスクが大きい
導入後
このシステムを使い、役場内のノウハウを、自動回答システムのデータベースに入力し、 職員がいつでも聞ける相手として活用するようにしました。
個人個人が持つノウハウをデータベースに一元化し、日々更新していくことにより、 データベースを育て、役場内の誰でも、いつでも知ることを可能にしました。
それぞれの自治体様の必要な状況に合わせて、最適なご提案をさせていただきます。
お気軽にお問い合わせください。
自動回答システムを含めた観光地誘客プロモーションのご提案
アプライドでは地方自治体様から、たくさんの観光地誘客のためのご相談を戴き、連携させていただきながら、様々な形で実施してきました。
その実績とノウハウを活かし、現在の観光客の方々の動向に応える新たな要素を加味したプロモーションを構築いたしました。
アナログとデジタルを融合した、新たな仕組みをご提案します。
1.WEBサイトを利用した展開
①WEBページの作成
情報を伝達する手段として、WEBは欠かすことができません。
ただ、WEBを作成しても、コンテンツ、内容が充実していなければ、なかなか見てもらうことはできません。
アプライドでは取材力、企画力、編集力を駆使した、新たな情報発信ができるサイト作りを行うことが可能です。
自治体様のサイト制作も多数請け負っていますので、それぞれの打ち出されたい内容に合わせた展開が可能です。
②WEBページの誘導
WEBページを見ていただくために、「フクオカナビ」を利用して、情報を多くの方に見ていただく仕掛けを行います。
フクオカナビは、月間150万ページビューがあり、現在も増加中です。
また、SNS(Facebook,Twitter,Instagram)フォロワーに対して拡散も併せて行い、確実な誘導が可能です。
③WEBページ上にQ&A自動回答システムを設置
専用の更に、WEBサイト上に情報を掲載するだけでなく、そのサイトを見たお客様が、知りたい情報をQ&A方式で答える自動回答システムを導入します。
WEB上で24時間自動回答でき、一方的な情報発信だけでなく、お客様の知りたい情報を収集し、次に活かすこともできるようになります。
それにより、24時間質問の自動回答することで満足度の向上!
サポート業務を自動化することで労働時間の削減!
質問を収集することでお客様の行動分析に役立ちます
2.冊子・ポスター作成
①紙面作成
これまでの出版の経験を活かして、紙面による情報満載の冊子と魅力あるポスターの制作を行います。
文章、写真に強く拘り、魅力と独自性を打ち出します。
②冊子のデジタル化
デジタルの技術力を活かします
紙面としてだけでなく、デジタル(e-book)としての展開もできますので、PCやタブレット、スマートフォンからも閲覧できます。
③冊子&ポスター 自動回答QRコードの貼付
冊子やポスターを見て、お客様が質問したいことに即座に回答できるQRコードを貼付し、利便性を大きく高めます。
冊子やポスターなどの情報の掲載には限界があり、お客様が見た場所で、すぐに質問に応える自動回答システムを連携させることで、
興味を増大させることにつなげられます。
また、音声入力もでき、スマホで簡単操作可能です。
質問者ごとの異なる言い回し(方言など)もAIが判断し、適切な回答へ導くことができます。
3.窓口案内のデジタル化
①サイネージの設置
窓口案内をデジタル化するハード機器の設置を行います。
案内スタッフに変わり、お客様の質問に自動回答できるシステムを搭載したサイネージなどのハード機器を設置します。
設置場所に応じて、タッチパネルで簡単操作できる様々なタイプ(サイネージやタッチパネルPC、タブレットなど)をご用意可能です。
②観光案内所への設置
観光案内所に設置することにより、担当の方が不在な場合や多くの観光客が同時間帯に質問に来られた場合でも、 スムーズな案内することが可能となります。
このように、様々な角度からアナログとデジタルを融合した観光地に向けた 新たな誘客プロモーションの展開を構築いたしました。
これらは、すべてを一度に展開するだけでなく、ピックアップした組み合わせで展開することも可能です。
それぞれの自治体様の必要な状況に合わせて、最適なご提案をさせていただきます。